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Différentes raisons, bonnes ou mauvaises, peuvent amener un joueur à annuler sa participation à un GN. Cela m’est moi-même déjà arrivé en tant que joueur, et le but n’est ici ni d’analyser les raisons des désistements, ni de jeter la pierre à ceux qui se désistent.
Cela étant dit, les désistements peuvent énormément perturber le travail des organisateurs, surtout si ces désistements sont nombreux ou s’ils se produisent peu avant le GN (et en particulier lorsqu’il s’agit d’un GN peu flexible – voir ci-dessous).
Bien sûr, éliminer entièrement les désistements est impossible. En revanche, les conseils suivants peuvent vous aider à en limiter le nombre et l’impact sur le prochain GN que vous organiserez :
1/ Envisagez des GN flexibles
Certains types de GN sont plus flexibles que d’autres vis-à-vis des désistements (le GN romanesque classique étant parmi les moins flexibles). Ayez conscience que les choix de conception de votre GN auront des implications sur l’impact d’un éventuel désistement de joueur, et donc de l’effort nécessaire pour le gérer le cas échéant.
Une source de flexibilité généralement facile à mettre en place est de ne pas donner de sexe/genre prédéterminé aux personnages (sauf si votre GN traite du statut des femmes), ou de permettre à tout joueur d’incarner tout personnage (quelque soit son sexe/genre). Cela vous évitera de devoir absolument remplacer une femme par une femme, par exemple (ce qui revient à se priver de 50% des remplaçants potentiels).
Une autre source de flexibilité est d’écrire un GN dont le bon déroulement ne repose pas sur la présence d’un personnage donné.
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2/ Sensibilisez les joueurs
Dans votre communication aux joueurs, indiquez que gérer des désistements est un travail chronophage et pénible, afin qu’ils aient bien conscience des problèmes engendrés par leur éventuel désistement.
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3/ Faites payer les gens longtemps à l’avance
On peut le déplorer, mais c’est un fait : les gens ont moins tendance à se désister lorsqu’ils ont payé. Donc fixez une deadline bien en amont du GN (plusieurs mois), et informez les joueurs que ceux qui n’auront pas payé à cette date ne participeront pas au GN.
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4/ Ne remboursez pas les joueurs qui se désistent
Indiquez clairement dans votre communication qu’un joueur qui se désiste ne sera pas remboursé. Libre à vous de rembourser quand même après le GN, à hauteur de ce que votre budget permet.
Deux variantes :
- Rembourser partiellement ceux qui se désistent suffisamment longtemps à l’avance (idéalement avec des deadlines clairement communiquées en amont)
- Exiger du joueur qui se désiste de trouver un remplaçant avant de le rembourser
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5/ Favorisez les bons élèves
Une autre idée toute simple : lors des inscriptions, favorisez les joueurs qui ne se désistent jamais. Par exemple, si vous sélectionnez vos joueurs parmi les inscrits par tirage au sort (méthode que je recommande personnellement), vous mettez deux papiers dans le chapeau pour les joueurs fiables au lieu d’un seul. Vous pouvez aussi tout simplement refuser l’inscription de joueurs se désistant trop souvent.
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6/ Surveillez les joueurs non-réactifs
L’expérience montre qu’un joueur ne participant pas aux discussions de la phase de préparation du GN (co-voiturages, costumes, développement de personnage, questions diverses des orgas, etc.) aura plus de chances de se désister que la moyenne. Demandez-lui clairement s’il compte toujours participer au GN, et commencez à préparer un plan B.
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7/ Gérez bien votre liste d’attente
Tenez à jour une liste d’attente précise. Laissez vos inscriptions ouvertes jusqu’au jour du GN afin d’alimenter cette liste. Relancez régulièrement (une fois par mois, par exemple) les gens sur la liste d’attente pour vérifier qu’ils sont toujours disponibles en cas de désistement.
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8/ Sollicitez vos co-organisateurs
Prévoyez une équipe orga suffisamment nombreuse pour qu’un membre de l’équipe d’organisation puisse remplacer un joueur manquant. Sollicitez à l’avance vos organisateurs pour savoir lesquels seraient partants pour endosser tel ou tel rôle. Des joueurs ayant déjà participé à une session précédente de votre GN sont aussi une source potentielle de remplaçants de dernière minute.
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En conclusion, on constate que minimiser la probabilité et l’impact d’un désistement est tout à fait possible, mais nécessite un peu d’organisation et une communication claire. L’expérience montre toutefois que le jeu en vaut la chandelle, permettant aux organisateurs d’aborder leur GN avec plus de sérénité et d’énergie. Ils pourront ainsi être plus créatifs et réactifs, améliorant la qualité de leur GN et la prise en charge des participants et situations nécessitant leur attention.